Doküman Arşiv Sistemi Düzen Sağlıyor
Düzenli olarak kullanılmayan fakat saklanması gereken belgelerin depolanması süreci doküman arşiv olarak isimlendirilmektedir. Bu belgelerin arşiv haline getirilmesinin belirli sebepleri bulunmaktadır;
- Yasal gereklilik
- İşletme geçmişinin kayıt altına alınması
- Müşteriler ile daha sonraki süreçlerde tekrar çalışma ihtimali Fiziksel olarak yapılacak olan depolama süreci artık neredeyse tarihe karıştı. Evrakların kağıt üzerinde olması işletmeler için depolama açısından bir külfet gerektiriyor. Kağıtsız bir model kullanmak ise işletmelere fayda sağlıyor. Eski kağıt belgelerin taranması sureti ile dijital ortamda arşivleme sağlanıyor. https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ üzerinden ulaşacağınız firmamız da bu amaca hizmet ediyor. Dokümanların saklanması ve organize edilmesi amacı ile teknolojik bir yaklaşım olan doküman arşiv politika, yönerge ve belirli programlardan oluşuyor. Üçüncü taraf olarak bizler belgelerin yönetimi ve arşivlenmesi noktasında profesyonel destek sağlıyoruz. Kritik belgelerin saklanması ve düzenlenmesine olanak tanıyan firmamız, bu belgelerin saklanması, arandığında kolay ve hızlı bir şekilde bulunması amacı ile bir sistem tasarlamıştır.
Doküman Arşiv Sisteminin Avantajları
- Seçilen sayfalardan başlayarak bir ayrım yoluna girişmesi
- Boş sayfalar göz önünde bulundurularak ayrım yapılması
- Hazırlanmış olan belgelerin verilerinin arşive gönderi
- Web servis yolu ile verilerin sisteme çekilmesi
- Sayfa sayısına göre ayrım
- Sayfaların birleştirme yolu ile tek bir doküman haline getirilmesi Gibi avantajlar sunulmaktadır. Ayrıca bu sistem ile birlikte dosyalar güvence altına alınmakta, dosyalara kimin erişebileceği belirlenmektedir. Dosyaların nasıl organize edilecekleri ve ne zamana kadar saklanması yönünde belirli ayarlar yapılabilmektedir. Bu kurallar verilerin gizli tutulması açısından önemlidir. Ya da belgelerin sadece merkezi bir noktada tutulması da gerekebilir. Bunun için dosya konumlarını gösteren bir ana liste de hazırlanmaktadır. Uygun olan konuma yerleştirilen arşiv sadece istenilen ve izin verilen kişiler tarafından görüntülenebilmektedir.
